Sorun cihazda değil, cihazın göremediği yerde

Bir belediyede PDKS denince akla önce hizmet binasının girişindeki cihaz gelir. Kart okutulur, parmak basılır ya da yüze bakılır. Saat kaydedilir, iş biter.

Oysa belediye personelinin önemli bir kısmı o kapıdan hiç geçmez. Zabıta ekibi sokaktadır. Fen işleri şantiyededir. Park bahçeler ekibi sabah yedide bir mahalle parkında işe başlar. Kapıdaki cihaz bu insanların hiçbirini görmez.

Üstelik cihazın gördüğü kayıtlar da çoğu zaman bir Excel dosyasında bekler. Ay sonunda biri oturup puantajı elle çıkarır. İzinler ayrı bir yerde, vardiyalar başka bir yerde tutulur.

Kısacası birçok kurumda PDKS kurulmuştur ama personel devam takibi hâlâ yapılmamaktadır. Bu yazıda bu boşluğu dört başlıkta ele alıyoruz.

Sahadaki personel: kapıdan geçmeyenler

Belediyelerde masa başı çalışanla sahada çalışanın oranı çoğu zaman sahadakilerin lehinedir. Temizlik, zabıta, fen işleri, park bahçeler, su ve kanalizasyon ekipleri günün büyük kısmını binanın dışında geçirir.

Bu personel için iki kötü seçenek vardır. Ya sabah merkeze gelip kart basar, sonra sahaya gider; bu da her gün saatlerce yol kaybı demektir. Ya da hiç kayıt tutulmaz ve devam takibi amirin defterine kalır.

Üçüncü yol, kaydı personelin cebine taşımaktır. Mobil uygulama ile giriş-çıkış alınır, kayıt anındaki konum doğrulanır ve personel tanımlı görev noktasının belirli bir yarıçapı içindeyse kayıt kabul edilir. Gerektiğinde fotoğraf ile kimlik teyidi eklenir.

Böylece cihaz kurulamayan şantiye, park ya da mahalle de kayıt noktasına dönüşür. Amir de günün sonunda kimin, nerede, ne zaman işe başladığını tek ekrandan görür.

Kayıt puantaja dönüşmüyorsa PDKS yarım kalır

Giriş-çıkış saati tek başına bir veri değildir, ham maddedir. Asıl soru şudur: Bu kişi bu ay kaç saat çalıştı, kaç saat fazla mesai yaptı, hangi günler izinliydi?

Bu sorunun cevabı için PDKS'nin şunları birlikte bilmesi gerekir:

• Vardiya planı: Gece nöbeti tutan itfaiyeci ile 08:00-17:00 çalışan memurun geç kalma tanımı aynı değildir.
• İzinler ve raporlar: Yıllık izin, mazeret izni ve sağlık raporu sisteme işlenmezse, izinli personel devamsız görünür.
• Resmî tatiller ve idari izinler: Bunlar takvime bir kez tanımlanır ve herkese otomatik uygulanır.
• Fazla mesai kuralları: Hangi çalışmanın fazla mesai sayılacağı, kurumun kendi kuralına göre otomatik hesaplanır.

Bunlar bir aradaysa ay sonu puantajı bir düğmeyle çıkar ve bordro birimine aktarılır. Değilse insan kaynakları birimi her ay aynı hesabı elle yapar, hata da itiraz da eksik olmaz.

İyi bir PDKS'nin ölçüsü kaç cihaz bağladığı değil, ay sonunda kaç saatlik elle hesabı ortadan kaldırdığıdır.

Yüz tanıma pratik, ama KVKK'yı atlamadan

Yüz tanıma, kart kaybını ve "arkadaşım benim yerime bastı" sorununu ortadan kaldırır. Temassızdır, hızlıdır. Bu yüzden belediyelerde giderek standart hâle geliyor.

Ancak yüz ve parmak izi verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır. Bu, kurulumdan önce üç konunun netleştirilmesi gerektiği anlamına gelir:

1. Hukuki dayanak ve aydınlatma: Personel, verisinin neden ve nasıl işlendiği konusunda yazılı olarak bilgilendirilmeli; işleme şartı kurumun KVKK danışmanıyla birlikte belirlenmelidir.
2. Alternatif yöntem: Biyometrik kayda onay vermeyen personel için kart veya mobil kayıt gibi bir seçenek sunulmalıdır. Sistem buna baştan izin vermelidir.
3. Verinin yeri: Yüz şablonları kurumun kendi sunucusunda ve cihazında kalmalı, yurt dışındaki bir buluta gitmemelidir.

Yani doğru soru "yüz tanıma kullanalım mı?" değil, "yüz tanımayı denetime hazır biçimde nasıl kullanırız?" sorusudur.

Bir markaya bağlı kalmamak

Belediyeler cihazlarını yıllar içinde farklı ihalelerle alır. Bir binada kartlı terminal, diğerinde parmak izi okuyucu, yeni hizmet binasında yüz tanıma paneli vardır. Çoğu zaman her biri ayrı bir markadır ve her markanın kendi yazılımı vardır.

Sonuç: Aynı kurumda üç ayrı program, üç ayrı rapor ve bunları birleştirmeye çalışan bir personel.

PDKS yazılımı cihaz markasından bağımsız olmalıdır. Mevcut cihazlar söküp atılmadan tek panele bağlanmalı, yeni alınacak cihaz için de kurum markaya mahkûm kalmamalıdır. Bu hem bütçeyi korur hem de ihale şartnamesini sadeleştirir.

Şartname yazan birimlere pratik bir öneri: Cihaz markası yerine, yazılımın desteklemesi gereken iletişim yöntemlerini ve cihaz türlerini tanımlayın.

PDKS bir disiplin aracı değil, yönetim aracıdır

PDKS'yi "kim geç kaldı" listesi çıkaran bir araç olarak görmek, değerinin küçük bir kısmını kullanmak demektir. Doğru kurulduğunda hangi birimin eksik personelle çalıştığını, fazla mesainin nerede yığıldığını, sahadaki ekibin gerçekte ne zaman işe başladığını gösterir.

Bu da yöneticinin kadro, vardiya ve bütçe kararlarını tahmine değil veriye dayandırması demektir. Hakkaniyet de buradan gelir: Çok çalışan da görünür olur, hiç görünmeyen de.

Nexvera olarak  Diyarbakır'da belediyeler ve kamu kurumlarında bu yaklaşımı uyguluyoruz: kapıdaki cihazdan sahadaki mobil kayda, yüz tanımadan ay sonu puantajına kadar tek panel, kurumun kendi sunucusunda.